7 советов по созданию расписания проекта

Источник: – Социальная сеть PMExpress.ru

Управление расписанием проекта – общепризнанный термин в практике управления проектами. Расписание проекта тщательно исследуется и регулярно изменяется для того, чтобы проект оставался в рамках бюджета и предоставлял по завершению продукт, который будет востребован рынком. Созданием расписания в начале проекта, руководитель проекта может серьезно сократить перерасход средств проекта, ресурсные конфликты и необходимость внесения изменений в проект на фазе его реализации. В этой статье приведены несколько советов профессиональных руководителей проектов по созданию основы расписания проекта.

1. Осознайте центральную роль расписания.

Руководитель и команда проекта зачастую, не считают расписание ключевым документом проекта и не уделяют расписанию достаточного внимания. Однако хорошее расписание должно оказывать влияние на все 9 областей знаний управления проектами, перечисленных в стандарте PMBoK. Так, например, если в расписании обнаружено возможное отставание проекта, руководитель проекта должен предотвращать отставание через инструменты и процедуры управления рисками и проблемами проекта. Изменения расписания проекта оказывают влияние на все области и аспекты проекта и могут иметь множественные последствия, не всегда очевидные в первого взгляда. Таким образом, расписание проекта становится основным инструментом, с помощью которого руководитель может эффективно управлять проектом.

2. Определите возможности членов проектной команды.

Инвентаризация ресурсов необходима как для планирования проекта, так и для принятия решения, в каком направлении будет реализован проект в той или иной ситуации. Кто будет в состоянии реализовать работы проекта? Есть ли пробелы в необходимых компетенциях или каждый участник команды может справиться с необходимым объемом работ? Знания такого рода особенно важны в проектах, бюджет которых сложно исполним и затруднено привлечение дополнительного персонала в проект. В тот момент, когда команда проекта определена, попросите каждого из них очертить свои зоны компетенций в действующем расписании чтобы удостовериться, что оно выполнимо.

3. Стройте расписание на основе результатов проекта.

Человек так устроен, что ему проще строить расписание, основываясь на задачах проекта, но такой метод грозит серьезными проблемами. Недостаток такого подхода заключается в невозможности обеспечить прозрачную связь между внесением изменений в расписание и влиянием этих изменений на содержание и продукты проекта. Так же, такое расписание не в состоянии ответить на вопрос о необходимости и достаточности выполнения тех или иных задач в случаях внесения изменений в содержание проекта. Хорошее расписание проекта должно быть основано на окончательных и промежуточных результатах проекта, так как такое расписание имеет материальное подтверждение, легко проверяемо и позволяет обеспечивать требования по управлению проектом.

4. Включайте в расписание периодические контрольные точки.

Определите контрольные точки в расписании проекта и проверяйте их с заданной периодичностью. Так, например, если ваш проект длиться 8 месяцев, не нужно ждать четыре месяца, чтобы проверить – проект находится в графике или отстает от него. Создайте контрольную точку в начале месяца и проверяйте ее каждый раз в течение всего проекта.

5. Ожидайте, что расписание будет меняться.

Вы должны осознавать, что расписание никогда не будет величиной постоянной, так как и состояние задач проекта, и требования заинтересованных лиц к проекту постоянно изменяются. Расписание – это всего лишь одно из предположений проекта – когда и что должно произойти. И работа руководителя проекта заключается именно в том, чтобы принимать решение – менять или нет расписание в зависимости от внешних и внутренних условий проекта. И эта работа должна проводиться на всем протяжении проекта.

6. Постройте процесс управления изменениями.

Руководитель проекта должен обладать инструментами для обеспечения легитимности изменений в проекте. Определите, какие условия или события должны запускать процедуры внесения изменений в проект. И какими должны быть сами процедуры внесения изменений. Так, например, если предложенное изменение повлечет за собой задержку проекта на один день, то заказчик проекта (или управляющий комитет проекта) должен в обязательном порядке письменно утвердить данные изменения.

7. Ищите "тупики"

Базовое правило составления расписания гласит: "Каждая задача должна иметь как минимум одного предшественника и как минимум – одного последователя. Исключениями являются контрольная точка старта проекта, которая не содержит предшественника, и контрольная точка финиша проекта, которая не содержит последователя." Если задача теряет предшественника и/или последователя она превращается в т.н. "тупик", что означает непреднамеренный разрыв сетевой диаграммы проекта. Проблема заключается в том, что при наличии таких "тупиков" вы не можете корректно провести прямой и обратный расчет длительности задач, который необходим для вычисления критического пути проекта и корректного определения временного резерва проекта. А, не зная достоверного критического пути, вы не в состоянии адекватно управлять расписанием своего проекта.

По материалам рассылки PMI

Перевод с английского – Ковалев Г.З.